Oito em cada dez pessoas não sabe organizar o tempo

Psicólogo afirma que ter algum tipo de método de gestão do tempo é imprescindível para evitar a sobrecarga mental.

O modo como as pessoas são levadas a desenvolver diversas atividades em intervalos de tempo curtos tem gerado uma insatisfação que pode afetar sua produtividade. Na maioria dos casos, o que falta é um sistema eficiente de gestão do tempo. É o que revela, por exemplo, estudo da Acuity Training, empresa britânica de treinamento profissional em ferramentas digitais. De acordo com o estudo, 82% das pessoas não utilizam nenhum sistema de gestão de tempo, e 21% sentem que nunca têm o trabalho sob controle.  

O tema tem atraído profissionais da área e estudiosos. Para o psicólogo organizacional Thiago Vieira, ter algum tipo de método de gestão do tempo é imprescindível para evitar a sobrecarga mental. Para ele, uma das técnicas mais usadas e mais eficazes é adotar uma agenda detalhada das atividades, e aproveitar os dias e momentos menos carregados para realizar essa organização.

“Uma pessoa que para uma vez por semana para organizar sua agenda pode se beneficiar de dias mais fluídos. A recomendação, por exemplo, é que no domingo a pessoa coloque no calendário todas as atividades que pretende ou deve executar, colocando recorrências para atividades que se repetem sempre”, aponta o profissional. Para Vieira, isso inclui inclusive os períodos não-trabalhados. “A hora de dormir e o tempo de descanso também precisam ser contemplados nessa agenda”, sugere.

Um exemplo de como uma gestão de tempo mais eficiente é o do empresário anapolino Felipe Mabel. Além de gestor sênior de seu próprio negócio, ele é fisioterapeuta, educador físico, esportista, pai e esposo. Aos 41 anos, tornou-se voz cada vez mais ouvida em temas como empreendedorismo jovem e consumo responsável, além de ser um entusiasta da alimentação saudável. 

Para ele, a adoção de um percurso claro de rotina pelo estabelecimento de uma agenda organizada acabou por viabilizar um senso apurado de organização. Sócio-diretor da fábrica de sorvetes Soul Gelato, Felipe afirma que teve de desenvolver estratégias de otimização dos períodos que passava na fábrica para não perder tempo de qualidade com a família. “Eu fiz questão de me envolver em todos os departamentos, das ações operacionais, o chão de fábrica mesmo, até o nível estratégico, de direção”, comenta. 

Felipe destaca a importância de estabelecer rotinas e processos bem estruturados na vida profissional para que as tarefas fiquem, de certa forma, autônomas. “Na minha empresa, com o passar do tempo eu passei a me concentrar em uma ação mais no plano estratégico, porque os outros processos já caminhavam sozinhos. Hoje, estou mais presente em reuniões de conselho, me ocupando de uma visão mais macro”, descreve. 

O empresário ressalta que essa concentração de esforços em tarefas de direção lhe proporcionou condições de dedicar mais tempo aos filhos e à esposa. “Mas não foi algo que aconteceu de uma hora para outra. É uma construção”, avalia.

Procrastinação

Outro aspecto que chama a atenção no estudo da Acuity Training é o fato de os entrevistados apontarem a procrastinação, o velho ‘empurrar com a barriga’, como um dos principais fatores que impedem uma boa gestão de tempo. Para Thiago Veira, o hábito de procrastinar é uma reação da mente diante do caos quando se olha para tantas atividades a se fazer. “É nesse momento que surge a sensação de não saber nem por onde começar a agir, que todos conhecemos tão de perto”, comenta.

Para combater as causas que levam à procrastinação, o psicólogo sugere separar as atividades em etapas menores e realistas. “Por exemplo: a meta de uma pessoa no fim de semana é faxinar sua casa. Mas a pessoa não sabe nem por onde começar. Dividir esse objetivo em pequenas etapas ajuda na sensação de progresso, o que pode gerar motivação”, afirma.

Segundo Felipe Mabel, sem a adoção de um programa de metas claras nada caminha em sua vida. “Se você não estruturar racionalmente, se não estabelecer uma hierarquia de prioridades. E aqueles seus afazeres que deviam acontecer em uma parte do seu tempo acabam te consumindo totalmente. No final das contas, não é só você que sofre, mas sua família também”, salienta.

Família

Ainda segundo Felipe, o desejo de passar momentos de qualidade com a família se tornou um fator de motivação para a melhoria de sua própria relação conjugal. Nesse sentido, o casamento se tornou a esfera onde se desenvolve a capacidade para o diálogo, a abertura para a escuta do outro e a habilidade de resolver os conflitos pela negociação. “É claro que a ajuda da família é de vital importância. Em casa, minha esposa e eu sempre procuramos manter o diálogo, exercitando a compreensão mútua”, observa.

Thiago Vieira destaca que uma rede de apoio, sobretudo da família, tem a virtude de evitar momentos de sobrecarga, e a tendência de levar para casa assuntos e deveres que deveriam ficar de fora. “Estar disponível, estabelecer um equilíbrio nas tarefas domésticas ajuda a evitar que um só lado da relação fique sobrecarregado. Quem está mais perto, mais íntimo, geralmente sabe onde nos ajudar a canalizar nosso tempo e energia”, analisa.

Multitarefas

Foco, racionalidade na organização, estabelecimento de metas realistas e, acima de tudo, cercar-se de pessoas com quem divide responsabilidade e amor. É assim que Felipe Mabel resume o estilo de vida que agora o leva a ingressar em mais uma missão entre tantas outras: a política. O empresário/fisioterapeuta/educador físico/esportista/pai/esposo já se movimenta em sua pré-candidatura a uma vaga de deputado estadual na Assembleia Legislativa de Goiás (Alego).

Ao ser questionado se conseguirá, o multitarefas responde que sim, pois aprendeu que o segredo de tudo está em administrar o tempo com competência. “Sinto que chegou o momento de dividir tudo o que aprendi vivendo esses diversos papéis com a sociedade. Estou pronto para encarar mais essa missão”, anuncia.